Về Cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy: Đồng chí Châu Ngọc Lương, Chánh Văn phòng Tỉnh ủy, Đồng chi Nguyễn Thăng Long, Phó chánh Văn phòng Tỉnh uỷ, đại diện lãnh đạo Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, đại diện Ban tuyên giáo Tỉnh uỷ, đại diện các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng Tỉnh uỷ; tập thể cán bộ, công chức phòng Hành chính Lưu trữ  làm việc với Đoàn.

Theo báo cáo: Thường trực Tỉnh ủy quan tâm chỉ đạo triển khai, quán triệt thực hiện nghiêm túc các quy định, hướng dẫn của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Tỉnh uỷ; ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội đảng bộ các cấp. việc thực hiện quản lý văn bản đến, văn bản đi bằng phần mềm Hệ thống thông tin chỉ đạo điều hành của Tỉnh ủy được ứng dụng trong phạm vi các cơ quan đảng từ tỉnh đến cấp huyện song song với phần mền hệ thống thông tin chỉ đạo điều hành Lotus Note ngày càng chặt chẽ, nhanh chóng, kịp thời. Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của cấp ủy, cơ quan, ngày càng chính xác, thống nhất; văn bản quản lý chặt chẽ trước khi ban hành. Công tác thu thập tài liệu được chú ý làm tốt hơn, tài liệu Đại hội Đảng bộ tỉnh nhiệm kỳ 2015 - 2020 và 2020 - 2025 được thu thập và chỉnh lý hoàn chỉnh; lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan tích cực triển khai các hoạt động nghiệp vụ, xử lý được khối lớn tài liệu tồn đọng. Đến nay đã thu thập toàn bộ tài liệu của các Ban đảng Tỉnh uỷ, Đảng uỷ khối các cơ quan, Đảng uỷ khối doanh nghiệp, Tổ chức chính trị xã hội nhiệm kỳ 2004 - 2015 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Đồng thời tổ chức triển khai công tác số hoá tài liệu theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hóa tài liệu đối với khối tài liệu thu về đang quản lý tại Kho.

Đồng chí Châu Ngọc Lương, Chánh Văn phòng Tỉnh ủy thông tin về  tình hình công tác văn thư, lưu trữ
tại Cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy Đắk Nông

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn khó khăn, hạn chế: việc lập hồ sơ các hội nghị như hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ, hội nghị cán bộ chủ chốt… ở một số cơ quan, đơn vị vẫn còn thiếu chưa đầy đủ, chưa văn bản hóa các biên bản sau cuộc họp, chưa bổ sung kịp thời các văn bản trong quá trình diễn ra hội nghị. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị. Lập hồ sơ công việc chưa triển khai thường xuyên đến từng CBCC trong cơ quan. Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu của các đơn vị trực thuộc chưa thực hiện được, một số đơn vị tài liệu còn tồn đọng, bó gói. Kinh phí đầu tư trang thiết bị cho phòng, kho Lưu trữ bảo quản tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu…

Tại buổi làm việc, đơn vị kiến nghị Đoàn kiểm tra một số nội dung như: Nghiên cứu sửa đổi bổ sung Quy định 270- QĐ/VPTW, thành lập hệ thống lưu trữ lịch sử ở cấp huyện để thu và bảo quản tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn; Phối hợp mở lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ; ứng dựng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; Xây dựng và phối hợp triển khai thực hiện việc nâng cấp, đồng bộ các phần mềm CNTT phục vụ hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ nhất là đối với việc lập hồ sơ điện tử.

Cùng ngày, Đoàn kiểm tra của Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng tiến hành kiểm tra thực tế tại bộ phận văn thư, Phòng tổng hợp, Kho lưu trữ; qua kiểm tra thực tế, Đoàn kiểm tra đánh giá cao sự quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo của cấp uỷ đối với công tác văn thư lưu trữ, ghi nhận việc lập hồ sơ công việc đã thực hiện bước đầu có kết quả. Đoàn kiểm tra cũng chỉ ra một số mặt cần lưu ý, quan tâm, thực hiện thời gian tới: công tác bảo vệ bí mật Nhà nước cần phải quản lý chặt chẽ hơn, đề nghị có phiếu trình kèm theo. Quy trình soạn thảo văn  bản như việc trình ký văn bản phải thực hiện theo đúng quy chế. Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử còn nhiều bất cập chủ yếu chỉnh lý tài liệu tồn đọng; đề nghị thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử. Công tác số hoá chú ý thực hiện nội dung bảo hiểm tài liệu. Quan tâm hơn đối với lưu trữ lịch sử Đảng cấp tỉnh, bổ sung thêm biên chế lưu trữ từ tỉnh đến huyện

Đoàn công tác kiểm tra thực tế tại bộ phận văn thư, Phòng tổng hợp,  Kho lưu trữ.

Buổi kiểm tra là dịp để thành viên trong đoàn trực tiếp hướng dẫn và giải đáp một số thắc mắc của các cơ quan, đơn vị về nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ, nhằm quản lý chặt chẽ hơn về công tác bảo vệ bí mật nhà nước, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ tài liệu điện tử và văn bản điện tử, gắn chữ ký số nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ trong tình hình mới.

Tuấn Anh