Do vậy, công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi ngưòi tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và hành động. Nói đến văn minh công sở, là nói đến nếp sống, đến ý thức và bản lĩnh sống của cán bộ, công chức, viên chức. Công sở là nơi tập thể cán bộ, công chức, viên chức cùng lao động, suy nghĩ để hoàn thành chức năng, công việc được giao. Do vậy, yêu cầu quan trọng nhất đặt ra đối với mỗi thành viên trong tập thể ấy là lòng tự trọng, ý thức tự giác, phục tùng kỷ luật, tôn trọng lẫn nhau để sao cho mỗi cá nhân phát huy hết được năng lực sáng tạo, tính độc lập, tự chủ trong công việc, giúp cho công việc cơ quan đạt chất lượng cao nhất.

Văn hoá công sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của công sở. Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ, đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật của cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.

Trong các yếu tố cấu thành của văn hóa công sở và để thực hiện có hiệu quả văn hóa công sở, mỗi người cán bộ, công chức chúng ta cần thiết lưu ý một số vấn đề cơ bản sau:

Chào hỏi nơi công sở  Cha ông ta đã từng dạy: “Lời chào cao hơn hơn mâm cỗ”. Tuy nhiên, ở không ít cán bộ, công chức, viên chức không biết dùng lời chào để thể hiện sự thiện cảm với người khác ở công sở. Nguyên tắc chào hỏi nơi công sở là khi gặp nhau ở công sở thì nam chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn, người mới đến chào người đã đến trước, người từ ngoài vào chào người đã ở trong phòng làm việc. Nếu trong cơ quan có người không mấy thiện cảm với chúng ta thì chúng ta phải chủ động chào trước nhằm thể hiện sự thiện cảm với người đó, xua tan sự lạnh nhạt. Khi thủ trưởng bước vào phòng, cấp dưới cần đứng dậy để chào hoặc xoay hẳn người lại, nhìn thủ trưởng để chào. Khi thủ trưởng đi cùng khách thì phải chào cả thủ trưởng và khách. Khi thủ trưởng đi ra khỏi phòng thì cấp dưới cũng nên (phải) đứng dậy chào. Kết thúc một ngày làm việc, công chức cùng phòng (cơ quan) nên chào nhau hoặc chào những người gặp ở nhà để xe. Kết thúc một tuần làm việc, nên chào thủ trưởng hay đồng nghiệp bằng một lời chúc “Chúc ngày nghỉ vui vẻ”. Lời chào là cách khẳng định rằng đến thời điểm đó đồng nghiệp vẫn tôn trọng, quý trọng nhau; còn không chào là biểu hiện ngược lại. Khổng Tử dạy rằng: “Người quân tử, lúc yên không quên lúc nguy, lúc còn không quên lúc mất, lúc thịnh không quên lúc loạn thế mới yên được thân...” Vì vậy, cán bộ, công chức, viên chức cần giữ gìn văn hóa công sở bằng lời ghi nhớ: “Hãy chào mọi người bằng nụ cười!”.

Thủ trưởng, lãnh đạo thăm hỏi, động viêc cấp dưới. Lâu nay, chúng ta vẫn quan niệm thăm hỏi, chúc tụng cấp trên là việc đương nhiên của cấp dưới đối với cấp trên và cấp trên cũng thường quan tâm thăm hỏi, chia sẻ, động viên đối với cấp dưới. Tuy nhiên, thăm hỏi, động viên cấp dưới là việc không phải thủ trưởng nào cũng quan tâm. Khi được thủ trưởng thăm hỏi, động viên, cấp dưới sẽ rất cảm động vì sự quan tâm đó. Đối với cấp dưới, lời thăm hỏi, động viên của cấp trên có tác dụng như một lời khen. Khi thăm hỏi, động viên, nên nhìn thẳng vào mắt người được thăm hỏi, động viên với cái nhìn ấm áp và thực tâm muốn biết tình cảm của họ.

Chào khách đến liên hệ công việc. Khi tiếp khách (cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp) hoặc khách (Nhân dân) đến liên hệ công việc, điều đầu tiên là chào bằng tiếng nói như; chào chú, chào bác, chào anh, chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc khách đông thì có thể gật đầu chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm. Nếu trong phòng làm việc thì chúng ta có thể mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong chúng ta bắt đầu giải quyết công việc cho khách.

Bắt tay trong công sở. Bắt tay nhau là một cử chỉ chào nhau thân thiện. Tục bắt tay ở Việt Nam đã có hơn một thế kỷ, nhưng trong thực tế cho thấy nhiều cán bộ, công chức, viên chức cũng chưa quen với phép xã giao này. Đầu tiên và hơn hết là một cái bắt tay chắc chắn nếu thủ trưởng chìa tay ra với cấp dưới hoặc với khách đến làm việc. Nếu thủ trưởng không chìa tay thì cấp dưới hoặc khách đến làm việc chỉ nên chào rõ ràng và hơi cúi đầu kính cẩn chứ không cố bắt tay thủ trưởng. Nếu là phụ nữ chìa tay ra cũng nên bắt tay chắc chắn, nhưng không bóp quá mạnh hoặc giữ tay quá lâu. Kể cả người cùng giới cũng không nên giữ tay đối phương quá lâu, hoặc giật tay lâu và mạnh thái quá. Khi bắt tay nên dịu dàng, hồn nhiên, chân thành; còn nếu bóp mạnh là thô bạo, hời hợt là thiếu tôn trọng, vồ vập là sỗ sàng. Mùa đông giá lạnh khi bắt tay phải tháo găng (riêng nữ cán bộ, công chức, viên chức có thể không cần tháo găng khi bắt tay đồng nghiệp là nam giới). Không đút một tay trong túi áo, túi quần còn một tay đưa ra bắt tay. Người chưa quen thì không chủ động bắt tay khách, nên chờ người giới thiệu hoặc chủ động giới thiệu để làm quen rồi mới bắt tay. Tay đang ướt hoặc không sạch có thể xin lỗi không bắt tay người khác chìa ra nhưng phải nói lời xin lỗi. Không chủ động bắt tay người có cương vị cao hơn mình, nhất là đối với khách phụ nữ. Cần đứng dậy, người hơi cúi bắt tay người có cương vị cao hơn mình nhưng không khúm núm, cong gập người. Khi có nhiều người cùng giơ tay cho mình bắt, phải bắt tay người có tuổi tác, cương vị cao hơn. Không nên dùng hai tay nắm chặt tay phụ nữ, nhưng để tỏ rõ sự tôn kính thì nên đưa cả hai tay ra đón lấy tay người hơn mình về cương vị xã hội hoặc tuổi tác. Không nên bắt tay người nọ chéo tay người kia mà phải kiên nhẫn đợi đến lượt mình. Không được dùng đồng thời hai tay phải, trái để bắt tay hai người. Khi bắt tay không ngoảnh mặt sang hướng khác. Chỉ người có cương vị hoặc tuổi tác cao hơn mới được vỗ vai cấp dưới hoặc người trẻ tuổi hơn.

Trang phục công sở. Ấn tượng ban đầu để đánh giá về cán bộ, công chức, viên chức chính là qua trang phục và cách trang điểm của cán bộ, công chức, viên chức. Cha ông ta đã dạy: “Quen sợ dạ, lạ sợ áo quần”, “Quần áo không tạo nên con người mà chỉ nói lên người mặc nó là người thế nào”. Cán bộ, công chức, viên chức sẽ không gây được thiện cảm với thủ trưởng, với đồng nghiệp nếu bộ trang phục công sở trông thật nhàu nát hay quá sặc sỡ, cũng khó có thể thành công trong giao tiếp với đối tác với bề ngoài như vậy. Trong điều kiện hiện nay, chúng ta chưa trang bị đồng phục làm việc nơi công sở cho cán bộ, công chức thì chúng ta cần chú ý một số cách ăn mặc nơi công sở như: không mặc áo quần màu sắc hoa hòe sặc sỡ, may cầu kỳ, màu quá chói mắt như; đỏ, vàng chóe, xanh lá cây rực rỡ…., không nên đến công sở với bộ đồ nhàu nát. Không mặc quần áo quá chật, vải quá mỏng, quá ôm sát, vào người (nhất là đối với nữ cán bộ, công chức, viên chức) như: áo pull, quần jean, váy quá ngắn, áo không cổ hoặc cổ áo quá rộng, … Tốt nhất nên dùng sơ mi, quần âu hay comple, màu sắc trang nhã phù hợp. Khi dự lễ những nơi trang trọng nữ nên mặc áo dài hoặc comple, nam nên thắc cà vạt hoặc mặc veston thêm phần lịch sự hơn.

Phát ngôn. Người xưa đã kết luận: “Ngôn là người”. Ngôn ở đây không chỉ hiểu là giọng nói mà còn là cách nói, kiểu nói, cung cách trò chuyện. Đó còn là sự ứng xử tình huống, nghệ thuật giải quyết xung đột. Thực tế cuộc sống cho thấy chính văn hóa hành vi trong giao tiếp sẽ nói lên thật nhiều sự thanh lịch đích thực của một con người. Lời ăn tiếng nói trong cuộc sống hằng ngày là những gì rất giản dị như cơm ăn áo mặc hằng ngày. Nhưng nói làm sao cho đẹp, có nghi lễ là điều cần có sự rèn luyện và tu dưỡng của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Ông cha ta thường dạy “Tiên học lễ, hậu học văn”, điều đó cho thấy lễ tiết là một trong nghi thức được coi trọng mang sắc thái văn hoá của dân tộc, cần phải biết cảm ơn, xin lỗi hay những quy tắc chào hỏi…, tôn trọng người trên, nhường nhịn chỉ bảo cấp dưới trong công sở.

Giao tiếp điện thoại nơi công sở. Khi giao tiếp qua điện thoại, nên bắt đầu với câu: “Alô, phòng (tên đơn vị), (hoặc tên người) xin nghe. Xin lỗi, ông (bà) muốn gặp ai ạ?”; khi gọi đi có thể xác nhận là mình gọi đúng đơn vị hoặc người khách mà mình cần giao tiếp không, ví dụ như:”Xin lỗi, có phải (tên đơn vị hoặc người cần gặp) không?”; nếu bị người khác gọi hoặc chúng ta gọi nhầm thì phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi tôi bị nhầm, cám ơn….” Hay “Xin lỗi, anh (chị) đã gọi nhầm”, … Giao tiếp điện thoại ở công sở cần biết rõ mình muốn nói về nội dung gì và chắc rằng bạn có đủ tài liệu để diễn đạt điều bạn muốn nói để tiết kiệm được thời gian cho mình và cho cả người nghe; điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng, hạn chế nói chuyện riêng, hãy trả lời thẳng vào vấn đề, những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm và thể hiện tính không chuyên nghiệp, … Khi sử dụng điện thoại di động ở công sở, cần để chế độ rung trong khi dự họp, nhất là những cuộc họp quan trọng. Trong cuộc họp không được bấm máy chọc người khác để điện thoại di động reo lên làm cho không khí trong cuộc họp không được nghiêm túc. Khi có điện gọi đến phải xin phép người chủ trì ra ngoài để trả lời, hoặc trả lời khéo không làm ảnh hưởng đến người xung quanh và cuộc họp.

Phong cách làm việc  Để tạo cho mình phong cách làm việc phù hợp với văn hóa công sở, việc trước tiên nên làm là đừng để công việc theo kiểu “nước đến chân mới nhảy”. Muốn vậy, công việc cần phải được lên kế hoạch cụ thể. Những việc cần làm phải được làm ngay để tránh việc tự nhiên xao nhãng. Vì nếu khi công việc có sự thay đổi đột ngột mới cuống cuồng làm thì mọi kế họach trong cơ quan, đơn vị bị chậm trễ bởi một thành viên gây ra mà ảnh hưởng chung đến cả tập thể trong công sở. Làm việc có mục tiêu rõ ràng cũng là một tiêu chí quan trọng tạo nên phong cách làm việc của cán bộ, công chức, viên chức. Khi mà các cơ quan, đơn vị ngày càng tiến tới phong cách làm việc chuyên nghiệp thì họ cũng yêu cầu ở nhân viên mình một tác phong tương tự. Tạo cho mình một tác phong công nghiệp chính là bạn đang thể hiện bạn là một cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp.

Sắp xếp tài liệu công việc khoa học  Cách sắp xếp tài liệu và công việc sẽ nói lên tính cách và hiệu quả công việc của cán bộ, công chức, viên chức. Bàn làm việc lộn xộn cùng một loạt công việc cần làm nhưng không biết việc gì làm trước, việc gì làm sau, thể hiện rằng hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức chưa tốt. Để khắc phục tình trạng này, cần sử dụng các phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng; lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn. Đối với công chức chuyên môn nghiệp vụ, luôn có một cuốn sổ công tác để ghi nhật ký công việc. Trong giải quyết công việc, cần phải trang bị kiến thức cơ bản cho bản thân về nhiệm vụ được phân công, giải thích rõ ràng mạch lạc về hồ sơ công việc, thời gian giải quyết. Tránh đùn đẩy công việc cho người khác hoặc dùng từ “không biết” để trả lời, vì đây là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm, vô cảm của cán bộ, công chức, viên chức.

Thái độ lạc quan.  Trước hết là tôn trọng và nhân hậu với mọi người. Ai cũng đáng quý và cần được đối xử một cách lịch sự. Không nên có thái độ khác với cấp dưới, với đồng nghiệp chỉ vì họ có ý kiến, quan điểm khác mình. Hãy tôn trọng mọi người nếu như muốn mình được người khác tôn trọng. Tránh đem người này ra để so sánh với người khác mà nên thay vào đó bằng nhìn những việc người khác đang làm để rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Nhận trách nhiệm trong công việc và cuộc sống vì đổ lỗi hay biện minh cho mình chỉ làm bạn thêm kém hoạt động. Phải rút được kinh nghiệm và giúp mình tiến lên. Chú ý đến những người xung quanh, thay vì giữ một thái độ lạnh nhạt thì hãy cảm ơn họ vì đã giúp đỡ mình, vì mối quan hệ họ tạo ra và vì cả công việc tốt đẹp đang có. Mỗi ngày chủ động làm những điều tử tế, sẽ thấy cuộc sống thật vui vẻ và nhẹ nhàng.

Là người cán bộ công chức trong thời đại mới, hãy là và phải là người cán bộ công chức có văn hóa nơi công sở.

Thành Châu - Văn phòng Tỉnh ủy Đắk Nông