Trong những năm qua được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp và sâu sát của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, công tác văn thư tại cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy từng bước đi vào nền nếp và có nhiều tiến bộ rõ rệt về tổ chức, đội ngũ cán bộ, cũng như về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, công nghệ thông tin được đưa vào ứng dụng trong hầu hết các khâu công việc của bộ phận văn thư, chữ ký số và chuyển văn bản điện tử ứng dụng trong phạm vi các cơ quan đảng từ tỉnh đến cấp xã; việc nhân sao, chuyển tải văn bản đến, đi kịp thời, an toàn, thực hiện tiếp nhận, chứng thực văn bản ký số khá tốt, hệ thống văn bản, tài liệu đi, đến từng bước được số hóa với tỷ lệ năm sau cao hơn năm trước.

Công tác lưu trữ từng bước đi vào nền nếp, đã triển khai việc thu thập nguồn tài liệu lưu trữ lịch sử của các đơn vị trực thuộc về bảo quản tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy theo đúng Quy định 270-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; cùng với việc đưa Kho lưu trữ Tỉnh ủy đi vào hoạt động từ đầu năm 2018, mỗi năm có từ 2 đến 4 đơn vị cơ quan đảng được thu thập, chỉnh lý tài liệu đưa vào Kho lưu trữ, theo tiến độ này, đến năm 2025, dự kiến toàn bộ 27 cơ quan, đơn vị thuộc diện lưu trữ tài liệu lịch sử hoàn thành việc thu thập, chỉnh lý, lưu trữ tài liệu vĩnh viễn tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy theo quy định của Trung ương Đảng; vừa qua, Ban Thường vụ Tỉnh ủy đã phê duyệt Kế hoạch số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ giai đoạn 2020 - 2025 với mục đích tiến tới điện tử hoá Kho lưu trữ Tỉnh ủy, tiết kiệm không gian lưu trữ, dễ dàng vận chuyển, có thể hiệu chỉnh khi cần thiết. Kết nối hoàn chỉnh kho cơ sở dữ liệu số hóa với hệ thống mục lục hồ sơ điện tử thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu được kịp thời, nhanh chóng. Thường xuyên phối hợp, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị thuộc hệ thống văn thư, lưu trữ Đảng, đoàn thể; chấn chỉnh những thiếu sót về công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị. Công tác phát hành văn bản đi, đến thực hiện đúng Quy định 66-QĐ/TW, của Ban Bí thư quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản của Đảng; Quy định số 14-QĐ/TU của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về quản lý, sử dụng hệ thống thông tin chỉ đạo điều hành của Tỉnh ủy.

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số tồn tại hạn chế như: Đôi khi do áp lực công việc, vẫn còn bị động trong quản lý điều hành; kinh nghiệm công tác chưa nhiều, một số đồng chí trong bộ phận văn ứng công nghệ thông tin còn chậm, đôi khi xử lý công việc còn tình trạng sai sót, nhầm lẫn, ngoài ra phần lớn chị em con còn nhỏ chưa giành thời gian nhiều để nghiên cứu sâu tài liệu phục vụ chuyên môn, cho nên ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình công tác. Bên cạnh đó, việc phối hợp giữa các phòng chuyên môn đôi khi chưa nhịp nhàng cũng làm ảnh hưởng ít nhiều đến ộ công việc của công tác văn thư và công tác lưu trữ.

Trong thời gian tới, văn thư, lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy cần tập trung triển khai các nhiệm vụ nhằm nâng cao chất lượng hơn nữa, đó là: Văn thư hoạt động như một bộ phận một cửa, toàn bộ văn bản đi, đến được xử lý bằng phần mềm dùng chung cho cơ quan văn phòng và các ban đảng, cùng với việc ứng dụng chữ ký số và xác thực chữ ký số qua hệ thống mạng trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin triệt để; triển khai Kế hoạch số hóa dữ liệu lịch sử Đảng bộ tỉnh đoạn 2020 – 2025, bảo đảm đến năm 2025, tài liệu các cơ quan liên quan theo quy định được thu thập, chỉnh lý, số hóa và lưu trữ tại Kho lưu trữ tài liệu lịch sử của Tỉnh ủy theo quy định, xây dựng thành thư viện điện tử phục vụ quản lý, tra cứu tài liệu trong những năm tiếp theo.

Thành Châu