Thoạt nghe qua chúng ta có thể thấy hoạt động này rất đơn giản, nó được hiểu là gửi, nhận văn bản và thật vậy, nếu không xác định cho nó, không có nhận thức đúng bản chất, đúng vị trí, vai trò, mức độ ảnh hưởng của nó thì thấy nó đơn giản, nhưng một khi hoạt động này mang trên chính bản thân nó một sứ mạng, đặc cho nó ở một vị trí đúng, nhìn nhận nó đúng về giá trị và liên tục đánh giá, tổng hợp hoàn thiện sẽ cho ta thấy, hoạt động gửi nhận văn bản của một cơ quan, đơn vị, hay nói cách khác, hoạt động của bộ phận văn thư là rất quan trọng và nó phải được nghiêm túc nhìn nhận dưới góc độ của lý thuyết về quản lý. Thật vậy: Chúng ta cùng phân tích hoạt động này dưới góc độ của công tác quản lý như sau:

Dưới góc độ của sứ mạng, giá trị và các yếu tố thành công cốt lõi

Việc tiếp nhận văn bản, phân loại, chuyển tải đến lãnh đạo có kịp thời để người lãnh đạo xử lý, đưa ra quyết định lãnh đạo đúng thời điểm, thời gian… đây là vấn đề ảnh ảnh hưởng rất nhiều đến yếu tố lãnh đạo, đóng góp nhiều đến những kết quả của người lãnh đạo. Chúng ta thử hãy đặt ra một ví dụ: một vấn đề cần phải có lãnh đạo ra quyết định xử lý ngay nhưng bộ phận văn thư chuyển tải văn bản đến chậm thì điều gì sẽ xảy ra. Và như vậy, việc chuyển tải văn bản, công văn ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả công tác lãnh đạo. Đây mới là sứ mạng thật sự của bộ phận văn thư.
Bộ phận văn thư là người trực tiếp quản lý thông tin, và vì vậy, thông tin có được bảo mật hay không?, có được chuyển đến đúng người, đúng tổ chức hay không?. Chúng ta cũng vẫn đặt ra một tình huống: một thông tin mật, thông tin chưa được công bố chính thức nhưng bị lộ lọt ra ngoài hay một thông tin có quy định phạm vi nhưng chuyển đến ngoài phạm vi quy định sẽ nguy hiểm đến mức nào. Những nội dung này ảnh hưởng không nhỏ đến tính bảo mật thông tin, đặc biệt là những thông tin cần phải bảo đảm bảo một theo chế độ bí mật nhà nước theo quy định. Đây mới là một trong những giá trị cốt lõi của bộ phận văn thư.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, làm sao để thông tin đến được với lãnh đạo kịp thời nhất, an toàn nhất, tiết kiệm nhất, tạo ra những giá trị mới tốt hơn, phục vụ nhanh chóng và tiện lợi hơn, tạo sự hài lòng của người lãnh đạo, tiết kiệm thời gian, chi phí…. Đây mới là vấn đề cần được nghiên cứu và liên tục hoàn thiện.
Tóm lại, hoạt động của công tác văn thư phải được thực hiện: Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật - Hiện đại: Quá trình này cần đến quản lý và phải cần đến những yếu tố thành công cốt lõi đó là:

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của một cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, vì vậy, khi thực hiện nội dung này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.

- Chính xác: Giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức; thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…

- Bí mật: Đây là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư, phải hiện đúng các văn bản chỉ đạo về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,…

- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi một cơ quan, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Dưới góc độ của năng lực, sự ủng hộ để đảm bảo rằng các yếu tố thành công cốt lõi được thực hiện

Để đảm bảo rằng các yếu tố thành công cốt lõi được thực hiện, người làm công tác quản lý công tác văn thư cần quan tâm đến các nội dung: Lựa chọn con người - xây dựng nội dung - triển khai thực hiện

* Lựa chọn con người

Phẩm chất: Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các cơ quan. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành thể hiện bằng sự trung thành với chế độ; có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật.

Chuyên môn: Nắm vững lý luận nghiệp vụ; hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện;

Bí mật: Có sự kín đáo; có ý thức giữ gìn bí mật, bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác; luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của các cơ quan.

Tỉ mỉ: Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất.

 Thận trọng: Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định.

Ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực; phòng làm việc của văn thư là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như vậy gọn gàng sẽ là một trong những yếu tố bảo đảm an toàn thông tin.

Nguyên tắc: Phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm trái quy định; không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định, trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định, phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.

Hòa nhã, tế nhị: Phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc.

* Xây dựng nội dung

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện;

- Quản lý nghiệp vụ;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng thi đua, khen thưởng;

* Tổ chức thực hiện

- Kiểm tra thực hiện;

- Tổ chức tổng kết, đánh giá, điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện.

Và như vậy, dưới góc độ quản lý, công tác văn thư của một cơ quan cần được đặt trong khuôn khổ của quá trình quản lý dựa trên kết quả để đảm bảo sự thành công và góp phần nâng cao hiệu lực quản lý, hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Nguyễn Thành Châu